個人情報保護方針

（目的）この規定は、当会が保有する個人情報について、当会の個人情報保護方針（プライバシーポリシー）に基づく適正な保護を実現することを目的とする基本規定である。

（適用範囲）本規定は、当会役員会に対して適用する。 個人情報を取扱う業務を外部に委託する場合にも、この規定の趣旨に従って、個人情報の適正な保護を図るものとする。

（個人情報保護管理責任者の設置）個人情報保護管理責任者として、役員会で正副２名を選任する。

（取得の原則）個人情報の取得は、利用目的を特定して明確に定め、これを本人に示すとともに、その目的の達成のために必要な限度においてのみ行うものとする。 個人情報の取得は、適法かつ公正な方法により行うものとする。

（特定の機微な個人情報の取得の禁止）特定の機微な個人情報を取得してはならない。

（取得の手続き）業務において新たに個人情報を取得する場合には、あらかじめ役員会にて利用目的及び実施方法について検討および承認を得るものとする。

（個人情報の利用の原則）個人情報は、原則として、利用目的の範囲内で、個人情報保護管理責任者のみが、業務遂行上必要な限りにおいて利用できるものとする。

（個人情報の利用目的及び明示）当会で保有している個人情報については、会報の発送および当会が主催する総会、幹事会などの開催案内の発送及び会員の主催する同窓会についてのみ利用する。 個人情報の利用目的について、会報、ホームページなどで明示することとする。

（個人情報の第三者提供の原則）個人情報は、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供してはならない。 個人情報を第三者に提供する場合は、幹事会の承認を得るものとする。

（個人情報の管理の原則）個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。

（個人情報の保管）個人情報については、紙媒体もしくはＦＤ、ＣＤ、フラッシュメモリなどの外部記憶媒体にして保管することとし、外部に接続しているパソコンなどには保存してはならない。 個人情報を記録した媒体（紙媒体やＦＤなどの外部記録媒体）については、施錠できるキャビネット等に保管することとし、その鍵は個人情報保護管理責任者が管理する2／4 ものとする。

（個人情報の管理）個人情報を記録した媒体（紙媒体やＦＤなどの外部記録媒体）を入手・使用・廃棄した際には、個人情報記録媒体管理簿にその媒体数を記録し管理するものとする。 個人情報を記録した媒体（紙媒体やＦＤなどの外部記録媒体）を外部委託先へ送付する場合には、配達記録郵便を使用することとし、引き受け番号を個人情報記録媒体管理簿に記録する。

（個人情報の消去・廃棄）個人情報を記録した媒体（紙媒体やＦＤなどの外部記録媒体）を廃棄する際には、外部流出などの危険を防止するために、紙媒体については裁断、ＦＤなどの外部記録媒体については媒体そのものを破壊するなどし、媒体内の情報が復元されないよう適切な方法で廃棄する。 廃棄に関しては、個人情報保護管理責任者が実施し、会長などの役員会のメンバー１名以上の立会いを設ける。

（個人情報に関する受付窓口の設置）個人情報の開示・訂正・利用停止・消去に関する請求の受付窓口を個人情報保護管理責任者とする。

（自己の個人情報に関する本人の権利）本人から自己の個人情報について開示を求められた場合は、可能な限り速やかにこれに応じるものとする。 前項に基づく開示の結果などにより、当会が保有している個人情報に誤りがあり、これについて本人から訂正または削除を求められた場合は、原則として可能な限り速やかにこれに応ずることとする。

（監査）会長は、会内における個人情報の管理が本規定に従い適正に実施されているかについて、定期的に監査を実施する。

（改廃 ）本規定の改廃は会則第38条に準ずる。